Si estás planeando un evento y quieres que sea un éxito, la mejor opción es contratar una agencia de producción de eventos de alta calidad, la cual te ofrecerá lo siguiente…
Todos aman una buena fiesta, un concierto, o cualquier tipo de evento, pero no todos tienen el tiempo, la paciencia o la creatividad para llevar a cabo la velada del año. Ahí es donde una agencia de producción de eventos entra en escena. Los servicios de planificación de eventos, vienen en todos los tipos, según las necesidades de los clientes. Algunos planificadores se especializan en ciertos tipos de eventos, como bodas, conferencias de negocios o recaudaciones de fondos sin fines de lucro.
Una agencia o productora de eventos de calidad necesita ciertas cualidades para dar la talla ante cualquier tipo de requerimiento del cliente. No sólo es tener una buena locación o ciertos equipos de iluminación o sonido. Por esta razón, hemos elaborado una lista de los servicios que debe brindarte una productora para finalmente tener un evento completamente exitoso.
¿Qué debe ofrecer una buena agencia de producción de eventos?
Grandes habilidades interpersonales
Una productora de eventos tiene que trabajar con un equipo y otras personas para garantizar que el evento sea un éxito. Esto significa que el productor debe tener la capacidad de decir y escuchar sin ningún problema. Es importante que el administrador de eventos entienda lo que necesita el cliente y luego encuentre formas de satisfacer esas necesidades o proponga diferentes opciones.
Estas personas pueden administrar su equipo o comunicarse de manera efectiva, y son estas personas las que con gran frecuencia hacen grandes a sus agencias de eventos.
Flexibilidad
Nada se arregla al organizar eventos. Todo está en un estado de flujo y las cosas pueden cambiar en un abrir y cerrar de ojos. Por lo tanto, una buena productora de eventos debe ser flexible para tomar estos cambios con calma y trabajar en consecuencia. Necesita estar preparada para enfrentar cualquier tipo de situación y poder pensar en tus pies.
Energía y pasión
Cualquier tipo de evento es netamente energético y extremadamente exigente, y si se desea organizar uno exitoso, la agencia debe estar llena de energía y pasión para lograr cumplir los objetivos.
Creatividad e innovación
Una buena productora de eventos hará todas las cosas de manera diferente. Esto requiere innovación y creatividad. El productor encargado debe ser el tipo de persona que siempre piensa fuera de la caja, lo que hace que su agencia esté destinado a ser una productora de eventos exitosa. Esto significa que los problemas y los desafíos no son un problema, ya que tiene una capacidad para resolverlos de forma creativa.
Habilidades organizativas superiores
Todo en un evento debe ser coreografiado a la perfección, para que cada paso del evento se realice sin problemas. Entonces, con sus habilidades de organización superiores y excepcionales, se puede decir fácilmente que produce eventos de calidad.
Buenas habilidades de gestión del tiempo
Las habilidades de multitarea son una indicación de que esa agencia está hecha a la medida para producir calidad en eventos. Debe tener la capacidad de priorizar las cosas en el trabajo y esto le permite ser más productiva y lograr más, en un período de tiempo limitado.
Actividades de seguimiento
Incluso después de que el último invitado haya salido y el lugar esté limpio, los servicios de una buena productora de eventos pueden continuar. Muchos planificadores de eventos manejan actividades de seguimiento para los clientes. Esto podría incluir asegurarse de que todos los proveedores reciban el pago a tiempo.
También, puede manejar cosas como devolver artículos alquilados o enviar mensajes de agradecimiento a los involucrados. Los servicios de planificación de eventos y fiestas eliminan el estrés del cliente, por lo que hace más fácil convertir el evento en un éxito.
Búsqueda de localizaciones
Las agencias o productoras necesitan saber qué lugares de eventos están disponibles en el área para ofrecer sugerencias que coincidan con las necesidades de un cliente. Esta es una tarea ardua depende del tamaño de la localidad del evento y de los requerimientos, pero debe estar en la total capacidad de manejar esta búsqueda sin mucha dificultad.
A una producción de eventos de calidad nunca le faltarán los siguientes servicios:
- Alquiler de stands: inmobiliarios (mesas, sillas, etc.) para vender productos, ofrecer muestras de los mismos, entre otras cosas.
- Alquiler de equipos: contar y armar equipos de sonido, de iluminación, de video, tarimas.
- Shows en vivo: organizar, coordinar y planear animaciones, concursos, promociones o bailes.
- Conciertos: estructuras sólidas para armar escenarios de cualquier tipo y llevar a cabo shows de este tipo.
- Eventos corporativos: capacidad de impactar a la audiencia mediante una imagen positiva. Manejo de variedad de locaciones, entretenimiento y temáticas.
- Eventos sociales: organización de fiestas sociales, eventos de ciudad y reuniones corporativas de alto nivel.
Conclusión
Si estás ante una agencia que posee todas o la mayoría de estas cualidades, es una indicación de que es una buena productora de eventos. Estas cualidades significan que dicha agencia está hecha a medida para esta gran profesión. Por lo tanto, la gestión de eventos la realizan con entusiasmo y está forjada en la industria.
Para lograr uno o más eventos de calidad se requieren cualidades como estas, alquiler de equipos de sonido, iluminación, estructuras para shows en vivo, conciertos, animaciones, micrófonos, reproductores de video, eventos sociales, eventos corporativos, conocimiento de todo tipo de localizaciones, actividades de seguimiento, energía, pasión, creatividad, manejo de tiempo, y todas las habilidades antes mencionadas.
Sólo así puedes tener garantía de que estas contratando a una agencia de producción de eventos de calidad y tu evento será un éxito total. Y ¿cómo lo sabrás? Por la asistencia de las personas, los comentarios durante y después de su realización.
Si deseas que tu evento sea un éxito, debes contratar los servicios de la agencia GPS. Quienes además de ser totalmente capaces de cumplir con los requerimientos de cualquier tipo de evento, son altamente profesionales en lo que a producir eventos se refiere.
