No hay duda de que una carrera en la producción de eventos puede ser un reto estimulante, y puede llevarte a todo el mundo.
Te equivocarías al pensar que la producción de eventos en Colombia significa planificar bodas y cumpleaños, o construir etapas físicas en un lugar y pensar en el equipo de sonido para ir con ellos, porque no lo es. La producción de un evento es algo más que la planificación del mismo.
Cuando pensamos en nuestros artistas y bandas favoritos, podemos recordar un concierto particularmente fenomenal que disfrutamos. Es probable que nuestros primeros pensamientos se refieran a los artistas en sí mismos: qué tan bien tocaron o cómo nos hicieron sentir.
Tendemos a olvidar que hay una gran cantidad detrás (y hacia los lados) de nuestros actos más queridos, y que estos equipos de producción jugaron un papel muy importante en la entrega de ese increíble show que se ha quedado con nosotros años más tarde.
Si hablamos de producción profesional de eventos, nos referimos al proceso de un administrador de eventos que reúne cada minuto o elemento importante requerido para entregar un evento espectacular y memorable, a tiempo y para presupuestar de principio a fin.
Ya sea que se trate de una ceremonia de premios de alto perfil o una fiesta íntima, reunir una producción que resuma creatividad pero que incluya las mejores técnicas de gestión de proyectos y resalte los puntos de contacto clave no es una tarea fácil.
La gestión de presupuestos, el conocimiento de los diversos componentes necesarios para lograr el mejor resultado posible y la experiencia en el trato con proveedores ilimitados, el material y las posibles direcciones que puede tomar el proyecto es esencial para obtener el mejor resultado del día.
¿Qué debes hacer para llevar a cabo una producción de eventos de la más alta calidad?
- Se trata de convertir la ASISTENCIA en una EXPERIENCIA
Desde el momento en que un invitado se compromete con la invitación, se crea una expectativa de cómo será la experiencia. El invitado llega al lugar y, a medida que se acercan, se encuentran con movimientos y sonrisas. Al involucrarlos a través de los sentidos, el huésped queda atrapado en el momento de la ocasión y se crea un recuerdo duradero.
- Utilizar elementos técnicos y creativos para crear ambiente
Cada elemento debe agregarse a la atmósfera general, desde la plataforma de iluminación con la gama de diferentes accesorios de iluminación hasta el escenario y cómo esto involucra a la audiencia durante la duración del evento. Todo importa y combina para traer la sensación de un evento directamente a las mesas de los invitados.
- Controlar el estado de ánimo y la emoción
El control del estado de ánimo y la emoción de un evento se puede lograr ajustando el sonido, la iluminación y el rendimiento en diferentes niveles a lo largo de la duración del evento.
- Hacer que la multitud sienta algo
Cualquier empresa de producción de eventos decente se asegurará de que el público se sienta conectado con el momento, lo que a su vez conecta esa memoria cuando recuerdan memorablemente y “sienten” la marca.
- Se trata del teatro
La producción de un evento consiste en llevar el teatro a un evento para aumentar los sentidos de la audiencia y crear un ambiente teatral.
- Agregar sustancia
Para producir un evento memorable, la producción debe dar sustancia a la fiesta, el concierto o la cena mediante el uso efectivo del entorno y la decoración, en lugar de dejarlo como una cáscara vacía: todo, desde un banner impreso hasta el escenario giratorio, dará a la producción gran sustancia.
- Se trata de la mensurabilidad
Un evento exitoso es aquel en el que la audiencia abandona el evento con más conocimiento del “anfitrión” que antes y que puede medirse por su lealtad y compromiso continuo.
- Establecer objetivos claros
Si estás coordinando con un planificador de eventos, puede enviarte una lista de objetivos a su manera. Si no es así, trabaja con tu cliente para proponer objetivos concretos para el evento. Haz estos objetivos lo más específicos posible.
- Negociar con los vendedores
Cada evento es diferente. Los proveedores entienden esto, por lo que muchos ofrecen servicios personalizados con precios flexibles. En lugar de pedir una cotización a los proveedores, calcula cuánto estás dispuesto a pagar y luego ofrece al vendedor entre un 5-10% menos. De esta manera, incluso si el proveedor negocia, se mantendrá dentro del presupuesto y, en muchos casos, ahorrarás dinero.
- Moviliza tus redes
La gestión de eventos se trata de redes. Mantente en contacto directo con los lugares y proveedores con los que te encanta trabajar. Cuando los necesites, estarán ahí para ti.
Mantén a los antiguos colegas y voluntarios cerca también. Construye equipos efectivos de personal y voluntarios de forma rápida y sencilla al movilizar tu extensa red social.
Conclusión
No te alejes de la nueva tecnología de eventos. Para avanzar, adopta cambios innovadores que mejoren la experiencia del evento. Recopila comentarios en tiempo real sobre oradores en vivo con una encuesta en línea.
Por supuesto no olvides unir todos los puntos que te mencionamos anteriormente, de allí va a partir que seas un buen productor de eventos o la calidad en tus producciones futuras. Para ser memorable y que te contraten, sigue la información que te brindamos.
Y una recomendación final, si decides incorporar una tecnología desconocida a tu evento, asegúrate de contar con un miembro del personal que entienda la nueva tecnología por dentro y por fuera. Pon a esta persona a cargo de resolver los problemas durante el evento.
Las empresas de producción de eventos profesionales se encargan de todos los aspectos de un evento, transformando una misión con frecuencia increíblemente difícil en una operación fluida y sin problemas.
En GPS, una de las principales compañías de producción creativa, nos especializamos en la producción y planificación de eventos y la activación de marca. Además somos expertos en convertir tus grandes ideas en realidades asombrosas.
