Al contratar un planificador de eventos, hay algunas características clave que debe buscar.
La producción de eventos en Bogotá abarca: planificar fiestas o acontecimientos y asegurar que se ejecuten sin problemas un cierto conjunto de habilidades. Estas habilidades te permiten navegar las aguas a veces impredecibles de la programación, la coordinación y la solución de problemas.
La buena noticia es que, si eres un profesional que trabaja en esto, es probable que ya tengas un buen manejo de estas habilidades y si es el caso contrario, a continuación te traemos algunos aspectos útiles de las habilidades que debe tener una productora de eventos para abordar mejor la planificación.
¿Qué debes ofrecer en una producción de eventos?
1- Flexibilidad:
La naturaleza de la planificación de eventos significa que, en su mayor parte, no podrá predecir exactamente cómo irá cada uno. Desde RSVP de último minuto hasta mal funcionamiento de la computadora, existe la posibilidad de encontrar algunos inconvenientes.
Durante estos momentos, es importante recordar mantener la calma y sentirse cómodo con el cambio. Al acercarte a un evento con la mentalidad de que está listo para manejar cualquier bache imprevisto o cambios, al final será mucho menos estresante con la ayuda de la productora.
2- Solución creativa de problemas:
Cuando las cosas se ponen difíciles, los agentes se vuelven… ¡creativos!. Cuando surgen sorpresas en los eventos, es importante ser ágil y encontrar otras formas de hacer que las cosas funcionen. Las habilidades creativas de resolución de problemas te permitirán dar un paso atrás de la situación, reordenar tus pensamientos y abordar un problema con confianza.
Solicita ayuda de los trabajadores de la productora en tu proceso de planificación y no dudes en pedirle a un gerente de servicios de la convención que te ayude a que el evento sea un éxito. ¡Están ahí para ayudar!.
3- Atención a los detalles:
Asegúrate de estar detallado durante el proceso de planificación. Comparte toda la información relevante del evento con el coordinador de la reunión de la sede, incluidos los objetivos de tu evento, la demografía del grupo, la configuración y las necesidades audiovisuales. Proporciona el número anticipado de asistentes y mantenlos informados si esos números cambian.
4- Comunicador proactivo
La comunicación es clave para todos los involucrados en el evento, desde los presentadores y expositores hasta el organizador de reuniones de la sede y los asistentes.
Asegura el éxito del evento comunicándote con los participantes lo antes posible, haciendo uso de todas las vías que tengan sentido: impresos, web y redes sociales. Obtén todos los correos electrónicos relevantes y, según sea necesario, números de teléfonos celulares para los cambios y actualizaciones de última hora.
Como se indica en la sección “Atención a los detalles”, comunica a fondo tus necesidades al coordinador de eventos del lugar para asegurarte de que entiendan los objetivos de tu evento y cómo pueden ayudarte a alcanzarlos.
6- Energía:
Tu organización vive de acuerdo con los valores fundamentales, y el organizador de eventos debe exudar a esos con creces. Nos guía el amor, la honestidad, la alegría, el impulso, el crecimiento, la brillantez y la comunidad. Todos los que contratamos deben vivir esos valores de forma natural. Es lo mismo con un planificador de eventos, pero es aún más importante porque tu energía se infundirá en tu evento y la experiencia que él cree para tu gente.
7- Los talentos de la gente:
La producción de eventos se trata de trabajar con personas, a menudo en situaciones de estrés. Un planificador debe tener un nivel de liderazgo cuando trabaja con otros para coordinar un evento, especialmente porque el éxito del evento depende de las relaciones. Trata de encontrar un planificador de eventos que sepa cómo trabajar bien con la gente cuando las cosas están llegando al límite.
8- Creatividad y orientación detallada:
Capacidad de pensar en grande creativamente y al mismo tiempo cuando se trata de los detalles del evento táctico. Es una combinación única que es rara de encontrar en el personal promedio, pero es lo que separa a un gran productor de eventos de alguien inexperto.
9- Experiencia y especialización:
Quieren saber exactamente qué experiencia tienes y en qué tipo de eventos te especializas. Mira qué eventos pasados has lanzado. ¿Fueron esos eventos en la misma escala que lo que estás tratando de lograr?. Quieren contratar a alguien que se adapte a sus necesidades específicas y pueda probarlo. No necesitan un organizador de eventos de celebridades para un evento de redes profesionales.
10- Conexiones:
Nunca desean contratar a un productor de eventos que no esté bien conectado en su nicho. La experiencia previa es una ventaja, y una actitud positiva es una necesidad.
11- Organización:
La organización y el calendario son clave para los productores de eventos. Hay muchos detalles que vuelan alrededor, y todo tiende a converger en un solo punto en el tiempo. El productor de eventos no organizado se pondrá nervioso y le resultará difícil ser consistente en mantenerse al día en lo específico, como las tareas que deben realizarse para el evento. Al final, normalmente soltará la pelota en varios asuntos durante el evento.
12- Conducir:
El productor de eventos no debe estar satisfecho con el status. Desea asegurarse de que su máxima prioridad sea hacer que su evento sea lo mejor posible. La experiencia y las relaciones también son importantes: facilitarán su trabajo.
13- Una fuerte historia:
Las referencias y reputaciones anteriores lo son todo en el negocio de la planificación de eventos. Elegir a alguien con un historial sólido y conexiones te permitirá tener una amplia gama de opciones y proveedores para elegir para tu evento.
Conclusión
Finalmente son estos los rasgos que debe tener una agencia encargada de la producción de eventos, si no están estas características deberías buscar otra agencia. Por ejemplo GPS cuenta con la experiencia comprobada en planificación de eventos, haz clic y compruebalo por ti mismo o si quieres contactarnos para encargarnos de tu evento, también estás en el sitio ideal.
